В 2023 году студия сменила формат работы. Теперь мы работаем циклами. Рассказываем, что это такое, почему это удобнее и выгоднее, чем спринты и почасовая оплата.
Если нет времени или не любите читать, слушайте выпуск нашего подкаста про работу циклами. Успеете послушать, пока бегаете по парку или едете на работу.
Как работали раньше: спринты и почасовая оплата
До января 2023 года мы считали часы, прикидывали, сколько времени потребуется на работу, закладывали резерв и показывали заказчику подробную смету. Это долго и неудобно. Расчёт часов отвлекает от работы, нельзя точно предугадать, сколько понадобится времени на задачу. Мы часто ошибались в расчётах и заказчикам приходилось оплачивать дополнительное время студии.
Считать часы — долго и нудно. Даже когда в студии были менеджеры, расчёт по часам был дикой нагрузкой и болью. Такая работа демотивирует людей и ведёт к выгоранию, ведь для этого не нужно напрягать голову. А мы берём в команду только думающих людей, которые способны менеджерить себя и свой процесс сами.
С расчётом в часах очень легко ошибиться. Невозможно знать наверняка, сколько часов уйдёт на ту или иную задачу. Может 16 часов? А может 24? Или 80? А если мы потратим не 80, а 85 часов? Кто оплатит оставшиеся пять? С неделями или циклами такой проблемы нет. Мы точно знаем, сколько стоит неделя работы каждого специалиста, а чёткий дедлайн лишает нас и клиента роскоши играть шрифтами.
Сложно отследить переработку. Чтобы не уйти в минус, приходится постоянно считать часы, от чего страдает результат. Подсчёт часов отвлекает от самой работы и мешает людям быть эффективными. Каждый раз, когда студия превышает лимит по часам, нужно идти к заказчику и просить больше. А это никому не нравится: все злятся, отношения портятся, а, в итоге, страдает проект.
Детальные сметы — зло. Если заказчик недобросовестный, он может начать манипулировать часовыми ставками и количеством часов: «А почему вот тут 50 часов, а тут на другую задачу 80? А давайте поставим джуна, он будет стоить дешевле». Ничем хорошим такие разговоры не кончаются. Наше ценообразование — наше дело. Мы работаем за те деньги, за которые нам комфортно.
Наше ценообразование — наше дело. Мы работаем за те деньги, за которые нам комфортно.
Со спринтами другая проблема: за неделю сложно создать что-то более-менее работающее и нестыдное. Даже если выслать работу в срок, из-за согласований процесс может затянуться, и вот вы уже вылезли в следующий спринт, хотя всё ещё ковыряете один и тот же макет. Спринты могут длиться бесконечно, у них нет дедлайна. Заказчик приносит новые замечания, проект буксует, а команда устаёт и теряет запал.
Несмотря на кучу недостатков, почасовая оплата и спринты стали нормой индустрии. При этом они не помогают запускать проекты в оговоренный срок и бюджет, скорее наоборот. Пять спринтов незаметно превращаются в десять. Два часа — в ещё двадцать, и так до бесконечности. Множество проектов остаются незаконченными: клиент больше не готов оплачивать это безобразие, а исполнитель не может предложить что-то внятное, кроме очередного спринта или почасовки. Нам всё это надоело и мы перешли на работу по циклам.
Как работаем сейчас: циклы
Циклы можно описать одной фразой: фиксируем сроки и стоимость, управляем объёмом работ. Теперь подробно о том, что это всё значит.
Цикл — это ограниченный отрезок времени, за который мы обещаем решить конкретную задачу. Например, сделать презентацию, запустить сайт, обновить дизайн отдельных страниц, выпустить три статьи в блоге клиента.
Фиксируем сроки. Цикл длится от четырёх до шести недель. За это время мы успеваем сделать проект и решить самую важную задачу клиента на текущий момент. Например, за четыре недели можно сделать лендинг или логотип, а за шесть — запустить сайт с каталогом и подключенной онлайн-кассой. Иногда циклы бывают короче четырёх недель, но обычно за меньший срок сложно успеть создать что-то работающее и осмысленное.
Cдвиг сроков губителен для проекта и команды. Люди устают, выгорают, теряют интерес к происходящему, клиент раздражается, что проект всё ещё не запущен, а студия начинает проедать маржу и уходить в минус. В крайних случаях мы можем отложить пуск проекта на неделю.
Пример из практики. В марте мы делали презентацию для «Кики». На этапе дизайна мы поняли, что изначальную концепцию слайдов удобнее собирать не в Гугл-слайдах, а в «Поверпойнте».
Это решение стоило нам одной недели, но и мы, и заказчик были готовы к этому. К тому же мы понимали, что делаем это ради лучшего результата, а не чтобы потешить своё дизайнерское эго. В итоге, мы избавились от ограничений в вёрстке слайдов и сделали невероятно красивую презентацию.
Фиксируем цену. Стоимость цикла так же фиксируется и не меняется, что исключает переработки и дополнительные расходы. Например, если проект длится четыре недели и в нём участвуют четыре человека, то мы просто умножим количество недель на недельные ставки каждого специалиста и получим стоимость работы. Готовая формула в Экселе позволяет рассчитать стоимость цикла за минуту.
Управляем объёмом работ. Единственное, что можно менять — объём работ. Если мы не успеваем сделать что-либо из намеченного, то передоговариемся с заказчиком: уменьшаем объём работ или придумываем «флекс» — решение, которое позволит запуститься в срок. Что-то «отрезаем», что-то перепридумываем, что-то упрощаем. Важно, что в этой ситуации мы обсуждаем не деньги и часы, а решение задачи. Это объединяет нас и заказчика вокруг общей цели — запустить проект.
Если работы много, мы делим её на два цикла. Это психологически легче для команды, а для клиента — финансово. Качество от этого не страдает, а только возрастает, так как у людей появляется возможность лучше продумать решения, а не бежать с первой попавшейся идеей рисовать макет, лишь бы уложиться в оцененные часы.
Делаем перерыв в две недели между циклами. В это время команда отдыхает от проекта, переключается на другие задачи, а клиент — тестирует решение, смотрит, как оно работает и проявляет себя в реальных условиях. Через две недели мы возвращаемся к проекту, смотрим на решение свежим взглядом, можем что-то доделать, улучшить.
Фиксируем сроки и стоимость, управляем объёмом работ.
Почему циклы удобнее спринтов и почасовой оплаты
За год работы по циклам мы заметили четыре важных изменения:
Никаких споров про деньги. Вместо того, чтобы обсуждать часы, студия и заказчик фокусируются на общей цели — запустить проект. Фиксированные бюджет исключает необходимость вести переговоры посреди проекта, что всегда приводит к его удорожанию и увеличению сроков.
Несдвигаемый дедлайн не даёт проекту затянуться. Ограничение по длительности мотивирует работать спокойно и вдумчиво, искать простые и эффективные решение, отбрасывать лишнее и сложное. И клиент и студия знают, что проект конечен, и это дисциплинирует всех участников.
Работаем без суеты. Работа по спринтам — один из источников тревожности. Спринты — это искусственные дедлайны, которые ни на что не влияют, а только создают ощущение вечной гонки, спешки. Циклы позволяют найти лучшее решение и реализовать его без стресса и переработок. А спешка только вредит.
Оценивать работу циклами легче и быстрее. Составить смету можно за несколько минут, и вероятность ошибиться низкая. Глядя на описание задачи и количество недель цикла, сразу становится ясно, успеем ли мы сделать задуманное за это время или нет. Если задача слишком большая, мы предлагаем сузить её ещё сильнее или разделить на два цикла.
Как работа циклами повлияла на работу с заказчиками
Мы не знаем. Мы не пытались сравнивать оценку проекта по циклами и оценку работы по часам. Это просто два разных подхода, и сравнивать их бессмысленно.
Однако, мы точно знаем, что оценка работы циклами освободила наших клиентов от переживаний о том, что придётся доплачивать за дополнительные часы и доплат за переработку, а нас — от подсчёта часов, конфликтов с заказчиком и выгорания.
Оплата за конкретный цикл с фиксированным объёмом работы позволяет сосредоточиться на самой работе, а не стоять над душой у дизайнеров с секундомером. Это более честный и прозрачный формат работы для всех.
Цены на наши услуги растут вне зависимости от способа оценки проектов, так как мы индексируем вознаграждения наших специалистов каждый квартал. Делаем поправку на инфляцию, ситуацию в стране и на рынке в целом.
Студийный бизнес завязан на человеческом ресурсе. Чтобы хорошо работать, люди должны хорошо есть, отдыхать и чувствовать себя в безопасности, насколько это возможно в текущей ситуации.
Если ли у вас есть вопрос, задайте его нам на hello@lepekhin.studio, и мы ответим на него заметкой в этом блоге.