Как сократить длительность созвонов

Обычно на любой созвон по умолчанию закладывают целый час. Мы не знаем, кто и когда решил, что встреча должна длиться минимум час, но за последние пять лет это стало дурной нормой для удалённых команд. Объясняем, что не так с часовыми встречами и как сократить их длительность.

В чём проблема часовых созвонов

Часовая встреча занимает больше времени, чем кажется. Чтобы провести часовую встречу, нужно подготовиться к созвону, сходить на встречу, затем написать итоги, поставить задачи и, наконец, переключиться обратно на свои задачи. Вместо часа набегает полтора-два часа, и другие задачи в это время тоже не делаются.

Длинные встречи не оставляют времени на работу. Если в день у вас три-четыре встречи, то на работу остаётся в лучшем случае три часа, из которых ещё час уходит на обед и отдых. А ещё между делом надо погладить кота, отправить смешной мем подруге и сходить за продуктами. Так рабочий день постепенно перетекает в рабочий вечер или ночь.

Частые встречи размывают фокус. Даже если закладывать между встречами полчаса или час, за такой короткий отрезок времени сложно создать осмысленный результат. Только начнёшь погружаться в задачу, и уже надо идти на следующую встречу. А после встречи приходится тратить силы, чтобы вспомнить, чем занимался до этого.

Встречи — это не работа. У каждой встречи есть цена, которую команда платит своим временем и вниманием. Если сотрудники постоянно пропадают на созвонах, то на спокойную, вдумчивую работу не остаётся времени. Главная проблема в том, что сами встречи ничего не производят: вы можете что-то обсудить на встрече, но не сделать. Основная часть работы происходит в тишине и уединении.

Как сделать встречи короче

На длительность встречи влияет количество участников, владеют ли они контекстом, сколько вопросов предстоит обсудить. Чем яснее цель встречи, чем конкретнее повестка и чем меньше людей, тем выше вероятность, что встреча пройдёт более легче и быстрее.

Для многих неочевидно, что встреча может идти и 15 минут, и пять минут, и даже одну минуту. Не обязательно выделять на неё целый час. Нет такого правила.

Вот несколько приёмов, которые помогают нам в студии сокращать количество встреч и их длительность:

Изучите материалы до встречи. Чтобы не заставлять остальных участников встречи ждать вас, потратьте время до встречи: прочитайте черновик или посмотрите макет. Тогда на встрече вам останется лишь обсудить отдельные замечания и не придётся тратить время на ознакомление с материалами.

Сначала обсудите текстом. Прежде чем ставить встречу, попросите коллегу или клиента оставить комментарии к черновику или макету. Высока вероятность, что многие вопросы вы сможете разрешить в переписке, и тогда на встрече останется обсудить всего два-три вопроса, а не все 15.

Записывайте скринкасты. Часто встречу устраивают, чтобы показать и обсудить что-то, что тяжело объяснять на письме. Попробуйте вместо встречи сделать запись экрана (скринкаст). Для записи советуем программы «Квиктайм» для МакОС, «Лум» и «ОБС Студио», но можно использовать и любые другие.

Созванивайтесь по телефону без видео. Если вы на ходу и вам неудобно создавать ссылку для звонка, но важно обсудить вопрос голосом, созвонитесь по обычному телефону на 5-7 минут. Это не так отвлекает от работы, как классический созвон с камерой: к нему не нужно готовиться, выделять время в календаре и наводить красоту.