Мы заметили, что встречи с некоторыми заказчиками проходят не так эффективно, как нам хочется. Мы понаблюдали, почему так происходит, собрали список основных ошибок клиентов на встречах и написали гид о том, как сделать так, чтобы встречи проходили спокойно и приносили максимум пользы.
Что мы называем встречами?
В студии любой созвон или видеосозвон — это онлайн-встреча. Для простоты мы называем их встречами. Кому-то это может быть непривычно, но это удобнее, чем каждый раз говорить «видеоконференция» или «онлайн-встреча».
Студия работает удалённо с первого дня существования. Поэтому все встречи по умолчанию проходят онлайн, если не заявлено обратное.
Наш подход к организации встреч
Все встречи проходят по требованию. Мы не проводим регулярные планёрки по проекту и бо́льшую часть вопросов решаем письменно и асинхронно. Например, если студия готова показать какой-то результат, она назначает созвон заказчику. Если у заказчика накопились вопросы, он присылает их текстом и приглашает на созвон нас.
У каждой встречи есть цель. Мы всегда обозначаем цель встречи, когда приглашаем заказчика поговорить. Каждый имеет право поинтересоваться, зачем нужна встреча и отказаться, если считает, что можно решить вопрос без встречи, письменно.
Если вы не понимаете цель встречи или почему-то не обозначили её, спросите нас об этом. Обычно мы сами отменяем встречу, если понимаем, что в ней нет необходимости.
У каждой встречи есть цена. Все участники встречи платят за встречу своим временем и вниманием — это самые дорогие ресурсы студии и заказчика. Чем длиннее встреча, тем сложнее вернуться в рабочее русло, тем дороже встреча. По этой причине мы стараемся проводить встречи по 30-45 минут, и не проводим встречи длиной больше часа.
Встреча не должна идти 30 минут или час. Если вопрос можно решить за 5 или 10 минут, значит этого будет достаточно. Вы также можете обозначать «аппетит»: сколько времени вы готовы потратить сегодня на встречу.
Время и внимание — самые дорогие ресурсы студии и заказчика.
Любую встречу можно перенести и отменить. Иногда выгоднее отменить или перенести встречу. Вот несколько ситуаций, когда стоит перенести встречу:
- вы опаздываете более, чем на 10 минут;
- вы уже провели две встречи и сил на третью не осталось;
- вы устали и голодны, и вам тяжело воспринимать информацию.
В этих ситуациях толку от того, что вы пришли, будет мало. Скорее всего встреча пройдёт сумбурно, вы будете раздражаться по мелочам. В таких ситуациях мы рекомендуем перенести встречу. Это лучше, чем давить улыбку и притворяться, будто всё в порядке.
Не более двух встреч в день. Мы не ставим на день более двух встреч. Если поставить на день три встречи, то уже не остаётся времени и сил на работу.
Промежутки между встречами — два часа или более. Этого времени достаточно, чтобы отдохнуть и переключиться между контекстами. Иначе качество встреч значительно падает, а команда устаёт.
Основные ошибки заказчиков на встречах
- Приходить на встречу голодным и злым
- Опаздывать более чем 10 минут без предупреждения
- Прийти в шумное место: бар или кафе
- Приходить на встречу с плохим интернет-соединением
- Не изучить материалы перед встречей
- Отвлекаться на телефон во время встречи
- Принимать работу: дизайн, текст, сайт — с телефона
- Опережать события и задавать вопросы по ходу встречи
Как подготовиться к встрече, чтобы она прошла с пользой и спокойно
Поешьте и отдохните перед встречей. Мы придерживаемся правила, которое стюардессы повторяют перед каждым полётом: «Сначала наденьте маску на себя, потом на ребёнка». В проектах всё точно так же: сначала поесть и отдохнуть, потом работать и принимать решения.
Мы понимаем, что у предпринимателей иногда не остаётся времени на еду и отдых. Но чаще всего встречи проходят плохо, потому что люди устали, проголодались, а не потому что им не нравится дизайн или исполнитель. Сначала забота о себе: сон, еда и отдых — потом всё остальное.
Изучите материалы перед встречей. Обычно мы заранее присылаем то, что нужно посмотреть, либо всегда ставим ссылку на файлы в Бейскемпе. Если мы не прислали материалы, напомните нам, возможно, мы просто забыли.
Кроме этого, в студии действует принцип «Всё доступно всем». В начале проекта мы выдаём доступ клиенту и всей команде ко всем материалам. Все материалы, файлы и ссылки хранятся в разделе «Файлы» внутри проекта.
Найдите тихое место с хорошим интернетом. На время встречи важно быть в спокойном месте, где вас никто не потревожит. Проблемы со связью и посторонний шум отвлекают и раздражают.
Не подходит для встреч: кафе с музыкой, открытый офис, квартира с играющими детьми, такси.
Идеально для встреч: личный кабинет, где можно закрыться, коворкинг, кафе без музыки.
Включите режим «Не беспокоить» на телефоне. Когда кто-то отвлекается на телефон во время встречи, фокус внимания смещается с происходящего на что-то постороннее. Приходится повторять одно и тоже несколько раз, что влияет на качество принятых решений.
Заранее запланированная встреча важнее внезапного звонка. Если мы договорились о встрече, мы отдаём всё это время и внимание вам. И ждём того же в ответ. Нам важно, чтобы всё ваше внимание было направлено на проект.
Уважение должно быть взаимным. Если вы пришли на встречу, отложите телефон в сторону. За час ничего не случится: бизнес не рухнет, продажи не упадут.
Проводите встречи с ноутбука. Иногда заказчики подключаются к встречам с телефона. Это не проблема, если мы просто обсуждаем задачу и не планируем показывать результат или примеры других сайтов и логотипов.
Однако, если цель встречи — согласовать текст, прототип, макет или логотип, лучше смотреть на него с большого экрана. Так вам будет проще рассмотреть мелкие детали и дать замечания.
Сначала говорим мы, потом — вы. Обычно встречи начинаем и ведём мы: рассказываем новости и презентуем решения. После этого мы всегда даём слово заказчику, чтобы задать вопросы, уточнить что-то или покритиковать. Мы придерживаемся такого порядка не потому, что нам так хочется, а потому что мы ведём проект и знаем, как добраться из пункта А в пункт Б. Гораздо проще, когда встречу ведёт кто-то один.
Если у вас есть вопрос, задайте его в конце встречи, после выступления исполнителя. Может оказаться так, что ваш вопрос отпадёт по ходу встречи.
Ситуации на встрече и не только
Ситуация № 1. Опаздываете на встречу. Если вы понимаете, что опаздываете на встречу, сообщите об этом участникам встречи и предложите новое время для встречи. Если вы опаздываете более, чем на 10 минут, лучше отменить встречу и сдвинуть на час или два вперёд, чтобы не разрывать день.
Ситуация № 2. Пропала демонстрация экрана. Если кто-то на встрече показывал делился экраном и что-то показывал, но изображение вдруг исчезло, скажите об этом. Человек может не видеть, что демонстрация прервалась.
Ситуация № 3. Мешает шум у кого-то из участников встречи. Если у кого-то шумно, попросите выключить микрофон, пока говорите вы или другой участник встречи. Если шумно у вас, ставьте себя на мьют, пока вы молчите и слушаете других.
Если ли у вас есть вопрос, задайте его нам на hello@lepekhin.studio, и мы ответим на него заметкой в этом блоге.